Due sono le anime del sistema archivistico della Regione Toscana.

L’archivio in formazione è la fase in cui gli uffici operano producendo documenti, ormai prevalentemente digitali.
Una volta terminata la funzione attiva e di uso quotidiano per gli uffici, i documenti vengono concentrati per essere gestiti e conservati presso l’archivio generale di Regione Toscana.
Le principali funzioni di questa fase sono quelle di protocollazione, scambio di comunicazioni con l’esterno, produzione di atti e gestione documentale: tutte quelle attività e procedure utili all’espletamento dei procedimenti amministrativi e delle diverse funzioni dell’amministrazione.
Nella fase successiva dell'archivio generale i documenti vengono descritti, selezionati e organizzati per le ricerche storiche.

L’archivio storico è formato dai tanti chilometri di documentazione cartacea, prodotta nei decenni e conservata come memoria nei depositi archivistici regionali.
Questa memoria, che sta iniziando a diventare anche digitale, risale agli inizi degli anni Settanta ma comprende anche documentazione ereditata dalla Regione Toscana e prodotta dalle precedenti amministrazioni che gestivano le funzioni pubbliche sul territorio regionale.
L’archivio storico è stato formalmente istituito nel 2014 con una Deliberazione di Giunta regionale ed è aperto al pubblico per ricerche e consultazioni.

Il funzionamento degli archivi e l’apertura al pubblico sono disciplinati da tre diversi strumenti che ne regolamentano le attività.