Regione Toscana, nello svolgimento delle proprie funzioni e delle relative attività amministrative, produce numerose tipologie di documenti che testimoniano l'iter dei procedimenti e garantiscono la tutela dei diritti e la trasparenza dell'azione amministrativa.
Questi documenti, che costituiscono nel loro insieme gli archivi dell'Amministrazione, sono conservati e trattati secondo regole uniformi e rispettose di leggi nazionali. Tali regole sono condivise e adottate da tutti gli uffici dell'Amministrazione regionale che, per questa ragione, sono organizzati in un'unica Area Organizzativa Omogenea detta AOO-GRT. In base alle leggi nazionali in materia di archivi e gestione della documentazione (d.p.r. 445/2000 e d.lgs. 42/2004) Regione Toscana ha quindi adottato una disciplina uniforme ma specializzata a seconda dei momenti di vita degli archivi, approvando tre diversi strumenti che regolamentano le relative attività, dettando regole e procedure standardizzate che riguardano gli uffici regionali e il rapporto con i cittadini.
Disciplinare del protocollo e archivio corrente della AOO-GRT (approvato con Decreto dirigenziale n. 4448 del 28/10/2013 e aggiornato con Decreto dirigenziale 4084 del 14/09/2015, allegato B e integrato, ai fini del recepimento del GDPR, con il Decreto Dirigenziale 1785 del 13/02/2019): è lo strumento che disciplina le attività di gestione (formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione) dei documenti e la formazione dell'archivio corrente (quando i documenti sono nella loro fase attiva presso i singoli uffici). Descrive il modello organizzativo e archivistico adottato e individua regole e procedure relative alla gestione dei documenti cartacei e informatici riferiti ad attività in corso.
Disciplinare degli archivi di conservazione della AOO-GRT (approvato con Decreto dirigenziale n. 4084 del 14/09/2015 allegato A e integrato, ai fini del recepimento del GDPR, con il Decreto Dirigenziale 1785 del 13/02/2019): è lo strumento che disciplina le attività di gestione (versamento, selezione e scarto, conservazione, descrizione e consultazione) dei documenti e degli archivi nella fase di deposito e di passaggio all'Archivio storico (quando i documenti vengono concentrati presso gli archivi generali e vanno a comporre il patrimonio informativo dell'Amministrazione). Descrive il modello organizzativo e archivistico adottato e individua regole e procedure relative alla gestione, accesso e consultazione degli archivi.
Disciplinare dell'archivio storico della AOO-GRT (approvato con Delibera n. 1229 del 22/12/2014): è lo strumento che disciplina le attività di conservazione, tutela e valorizzazione della Sezione separata d'Archivio della Regione Toscana (archivi che tramandano la memoria delle amministrazioni e del territorio amministrato) e ne regolamenta l'apertura al pubblico. Descrive il modello organizzativo e archivistico adottato e individua regole e procedure relative alla gestione e consultazione dei documenti e degli archivi storici.